最初の返信で行うこと
- 問い合わせへのお礼を伝える
- 相手と要望を確認する
- 不足している情報を質問する
- 次にいつ何を返すか伝える
01
英語の問い合わせが来たら、最初に整理すること
最初に、問い合わせが「一般的な質問」「見積依頼」「代理店希望」「サンプル依頼」「共同開発の提案」のどれに近いかを整理します。
問い合わせに書かれている内容だけで回答できるとは限りません。商品名は分かっていても、数量、販売国、用途、希望納期が不明な場合は、価格や輸送条件を確定できません。
すぐに見積書を作るのではなく、分かっていることと不足していることを分け、初回返信で追加情報を確認します。
価格、納期、独占販売などを、その場で確約しないようにします。社内確認が必要な事項は、確認後に回答すると伝えれば問題ありません。
02
返信前に問い合わせ元を確認する
問い合わせに返信する前に、会社名、公式サイト、所在地、担当者、メールドメインを確認します。相手が実在する企業でも、担当者の役割や取扱商品が自社商品と合わないことがあります。
会社情報が少ない場合は、初回返信で会社概要やWebサイトの共有を依頼します。添付ファイルや外部リンクを開く前には、送信元と内容に不自然な点がないかも確認します。
03
見積もり前に確認したい項目
すべてを一度に聞く必要はありません。見積もりと取引判断に必要な項目から、相手の質問に合わせて確認します。
会社情報
会社名、所在地、Webサイト、担当者名、部署や役職
関心のある商品
商品名、型番、仕様、用途、必要な認証
数量と頻度
初回数量、年間見込み、単発か継続取引か
販売先・使用地域
どの国で、誰に、どのように販売または使用するか
納品条件
希望納期、納品先、希望する輸送方法やインコタームズ
取引条件
希望価格、支払方法、サンプルの要否、独占販売の希望
04
初回返信は4つの要素で組み立てる
- 01
問い合わせへのお礼
連絡と商品への関心に対して、短くお礼を伝えます。
- 02
理解した要望の確認
何について問い合わせているのかを、自社の理解として簡潔に示します。
- 03
回答と追加質問
回答できる項目を伝え、不足している情報を箇条書きで質問します。
- 04
次の行動と時期
見積もり、資料送付、オンライン商談など、次に行うことを伝えます。
05
初回返信に使える英文例
まず受領だけを伝える場合
Subject: Re: Inquiry about [Product Name] Dear [Name], Thank you for your inquiry and your interest in [Product Name]. We are currently reviewing your request and will get back to you shortly. Best regards, [Your Name]
社内確認に時間がかかる場合も、問い合わせを受け取ったことと次に回答することを先に伝えます。
見積もりに必要な情報を確認する場合
Subject: Re: Request for Quotation – [Product Name] Dear [Name], Thank you for contacting us regarding [Product Name]. Before we prepare a quotation, could you please confirm the following? - Required quantity - Delivery destination - Intended use or sales market - Preferred delivery timing Once we receive this information, we will review the available terms and get back to you. Best regards, [Your Name]
希望条件では対応できない場合
Dear [Name], Thank you for sharing the details of your request. At present, we are unable to supply the product under the requested conditions. However, we may be able to consider the order if [alternative condition]. Please let us know if this option would be of interest. Best regards, [Your Name]
06
返信後は、次の行動を止めない
相手から情報が届いたら、見積もりを出せる状態かを再確認します。未確定の条件があれば、見積書の前提として明記します。
見積もりや資料を送った後は、送付して終わりではありません。相手が内容を確認できたか、追加質問があるか、社内でどの段階にいるかを確認します。
問い合わせ、確認、見積もり、商談、フォローの履歴を残しておくと、担当者が変わっても対応を続けやすくなります。
返信の目的は、きれいな英文を送ることではありません。
相手と条件を確認し、次の判断や商談へ進めることが目的です。翻訳の正確さだけでなく、営業の流れとして何を聞き、何を約束するかを整理します。
07
よくある質問
英語が完璧でなくても返信して問題ありませんか？
問題ありません。難しい表現よりも、相手の要望を確認し、回答できることと追加で必要な情報を明確に伝える方が重要です。
問い合わせを受けたら、すぐに見積もりを送るべきですか？
会社情報、数量、納品先、用途などが分からないまま見積もると、条件の食い違いが起きやすくなります。不足している情報を確認してから作成します。
フリーメールから届いた問い合わせは無視すべきですか？
フリーメールだけで不審と断定はできません。ただし、会社サイト、所在地、担当者情報、依頼内容の具体性などを追加で確認します。
翻訳ツールで作った英文をそのまま送ってもよいですか？
意味が正しく、取引条件や次の行動が明確なら利用できます。ただし、価格、責任範囲、納期など誤解が問題になる部分は送信前に確認しましょう。
NEXT STEP
届いた英語問い合わせへの対応を整理したい方へ
問い合わせ内容を整理し、確認事項、英文返信、見積条件の説明、必要に応じた英語商談まで支援します。
まだ外注を決めていなくても問題ありません。届いたメールの内容整理や、どこまで自社で対応できるかの確認からご相談いただけます。
代表者本人が内容を確認し、実務を前提にお話しします。